Beheren van accreditaties

Wanneer je accreditatie items toevoegt via een evenement is het enkel beschikbaar in dat evenement, tenzij je de items opslaat. Dan kunnen alle accreditatie items geïmporteerd worden in toekomstige evenementen. 

Let op; wanneer je items wilt toevoegen die voor alle evenement gelden doe je dit via het Launchpad. Lees daar hier meer over.

Items worden toegevoegd per categorie. Dit betekent dat je eerst een categorie moet aanmaken waar je de items aan kunt verbinden.

A. Toevoegen van een accreditatie categorie. 

  1. Ga in het evenement naar ‘Instellingen’.
  2. Klik op ‘Accreditaties’.
  3. Klik op ‘Voeg accreditatie categorie toe’. 
  4. Geef de categorie een naam en selecteer onder welk type deze categorie valt. Je kunt een beschrijving toevoegen wanneer deze categorie onderdeel gaat zijn van externe production requests. De externe partijen krijgen deze beschrijving dan te zien.
  5. Klik op ‘Categorie toevoegen’ en je bent klaar om items aan te maken! 🎉

 B. Toevoegen van een accreditatie item.

  1.  Klik bij de desbetreffende categorie op het ‘+’ icoontje.
  2. In het eerste menu onderdeel komen de algemene opties aan bod. Geef het item eerst een naam.
  3. Je kunt er voor kiezen om een product ID (SKU) aan het item te geven. Dit is niet verplicht en vooral voor de eigen administratie.
  4. De verkoopprijs en de inkoopprijs kun je ook invullen voor de eigen administratie.
  5. Je kunt een beschrijving toevoegen wanneer dit item onderdeel gaat zijn van externe production requests. De externe partijen krijgen deze beschrijving dan te zien.
  6. Het is mogelijk om personalisatie in te schakelen. Dat betekent dat de ontvanger van dit item een verzoek per e-mail krijgt waarmee hij of zij de items op naam kan zetten. Deze optie wordt bijvoorbeeld veel gebruikt bij Paylogic tickets om wederverkoop tegen te gaan.
  7. Klik op ‘Volgende’.
  8. In de tweede stap van het menu betreft het de beschikbaarheid van het item.
    Kies of dit item datum afhankelijk of datum onafhankelijk is. Ofwel, gaat het om een item dat 1 keer opgehaald kan worden en op die dag geldig is, of om een item dat 1 keer opgehaald kan worden en vervolgens tijdens het gehele evenement geldig is.
  9. Bepaal, met behulp van de vinkjes, of het item beschikbaar is op persoonsniveau en/of in bulk.
  10. Vul eventueel een limiet in voor dit item.
  11. Klik op ‘Volgende stap’.
  12. Selecteer welke bezoekersgroepen dit item mogen aanvragen of ontvangen.
  13. Klik op ‘Volgende stap’.
  14. Geef de limieten voor dit item aan.
  15. Klik op ‘Volgende stap’.
  16. Bepaal, middels het vinkje, of je een extra ticket wilt aanmaken voor dit item. Dit houdt in dat de ontvanger een speciaal e-ticket toegestuurd krijgt voor dit item waarmee hij/zij het item kan ophalen/gebruiken.
  17. Klik op ‘Volgende stap’.
  18. Bij de ‘Uitgebreide instellingen‘ kun je ervoor kiezen om numerieke barcodes te gebruiken en zo ja, uit hoeveel cijfers je wilt dat deze barcodes bestaan.
  19. Wil je dit item toevoegen aan stamgegevens? Dat kan gemakkelijk door het vinkje. Hierdoor wordt dit item ook beschikbaar voor andere evenementen.
  20. Klik op ‘Item toevoegen’ en je bent klaar om te gaan accrediteren! 🕺🏽