Briefing template toevoegen

Voordat je briefings kunt versturen, moet er een briefing template worden aangemaakt. Je kunt verschillende templates aanmaken voor verschillende bezoekersgroepen. Je kunt bijvoorbeeld een specifieke briefing sturen naar je crew en een andere briefing naar de artiesten. Volg de onderstaande stappen voor het aanmaken van een briefing template.

Het verschil tussen een briefing en een briefing template

Om goed van start te kunnen is het cruciaal om te begrijpen wat het verschil is tussen een briefing en een briefing template. De een is nodig voor de ander, maar ze zijn niet hetzelfde.

De briefing is de daadwerkelijke e-mail die uitgestuurd wordt. De briefing template is wat wordt toegevoegd aan deze e-mail en bevat de informatie. 

Een briefing template aanmaken.

  1. Selecteer het juiste evenement vanuit het Launchpad.
  2. Ga naar ‘Briefings/ Briefing templates’ in het linkermenu.
  3. Klik op ‘Briefing template toevoegen’.
  4. Geef de template een naam en eventueel een beschrijving.
  5. Geef bij Briefing type aan of de briefing voor een artiest of voor een persoon (bezoekersgroep) is.
  6. Klik op ‘Template toevoegen‘ om de template aan te maken.
  7.  Je bevindt je nu in de template creator.

 

Drag & drop om je template vorm te geven

Het eerste blok dat in de creator staat is de algemene informatie van het evenement. Al deze items worden automatisch gepersonaliseerd ingevuld door het systeem wanneer de briefing uitgezonden wordt.

De rest van de template kun je zelf bouwen. Aan de rechterkant vind je verschillende blokken; ‘Tekst’, ‘Tekst en Afbeelding’, ‘Afbeelding’ en ‘Locatie’. Deze kun je in jouw gewenste volgorde in de briefing zetten door ze beet te pakken en naar de juiste plek in de template te slepen.

Het is mogelijk om bepaalde blokken onzichtbaar te maken voor bepaalde ontvangers. Dit gaat op basis van de accreditaties van de ontvanger. Via het potlood-icoontje rechts van de titel van een blok kom je in de settings van dit blok terecht. Je ziet nu lege boxes voor de verschillende accreditaties die je voor dit evenement hebt ingesteld. Wanneer je een box aanvinkt betekent dit dat alleen de ontvangers die dit accreditatie item toegewezen hebben gekregen dit blok te zien krijgen.

Zo kun je bijvoorbeeld in één template twee blokken toevoegen met informatie over het parkeren. Het eerste blok is de algemene parkeerinformatie en het tweede blok is de informatie voor de VIP parkeerplaats. Je kunt dan via de settings instellen dat het eerste blok alleen te zien is voor ontvangers die een normaal parkeerticket geaccrediteerd hebben gekregen, en het tweede blok voor de ontvangers met een accreditatie voor de VIP parking. Op deze manier is het dus niet noodzakelijk om verschillende briefing templates aan te maken voor ontvangers die grotendeels dezelfde informatie nodig hebben.

 

Het uiterlijk van de briefing aanpassen

Om ervoor te zorgen dat de briefing template helemaal on-brand is kun je verschillende dingen aanpassen in de instellingen. Je kunt de achtergrondkleur wijzigen, de kleur van de buttons en de kleur van de tekst die in de buttons staat.

Let er hierbij op dat je niet vergeet om te klikken op ‘Wijzigingen opslaan‘. De kleuren in de template creator zelf veranderen niet, maar dat komt helemaal goed wanneer de briefings uitgezonden worden.

 

Hier zijn enkele nuttige tips.

  • Elk element heeft zijn eigen instellingen. Wanneer je informatie aan het bewerken bent klik dan op ‘instellingen’ om deze instellingen te bekijken en eventueel aan te passen.
  • Je kunt de elementen in de template wijzigen door een onderdeel te slepen en neer te zetten op zijn plaats.
  • Per template kan je de kleuren veranderen van de knoppen en linkjes. Deze instellingen vind je in de rechter werkbalk onder het kopje ‘Instellingen’.
  • Je kunt verschillende templates aanmaken voor verschillende bezoekersgroepen (Bijv: Crew en Artiesten) of segmenten binnen een bezoekersgroep.
  • Het is zelfs mogelijk om aparte briefings aan te maken per artiest.