Personenbriefing

Er is een verschil tussen een briefing aan een bezoekersgroep (‘Personen’) en een briefing aan een artiest. Het is van belang dit verschil te begrijpen om er voor te zorgen dat alle briefings terecht komen bij de ontvangers die jij wenst.

Bij het aanmaken van een nieuwe briefingtemplate dien je de keuze te maken voor ‘Personen’ of ‘Artiest’. Onder ‘Personen’ vallen alle bezoekersgroepen die je hebt aangemaakt. Onder ‘Artiest’ valt iedereen die een artiest is of bij een artiest hoort.

Wanneer je kiest voor ‘Personen’ betekent dit dat deze briefing verstuurd kan worden naar iedereen die in het systeem is toegevoegd aan een bezoekersgroep en is goedgekeurd in het systeem. Je bepaalt zelf per briefing naar welke bezoekersgroep(en) deze briefing verzonden gaat worden.

Briefing template aanmaken

Om een briefing te kunnen versturen heb je een briefing template nodig. Als je deze nog niet hebt aangemaakt dien je dit eerst te doen. Hoe dat moet vind je hier.

Briefing versturen

  1. Selecteer het juiste evenement vanuit het Launchpad.
  2. Ga naar ‘Briefings’.
  3. Klik op ‘Briefing toevoegen’.
  4. Geef bij Briefing type aan of de briefing bestemd is voor een artiest of voor een persoon (bezoekersgroep) is.
  5. Geef de briefing een naam.
  6. Kies de briefing template die je wilt gebruiken voor de briefing.
  7. Klik op ‘Volgende stap’.
  8. Selecteer de bezoekersgroep (of het segment binnen de bezoekersgroep) naar wie de briefing verstuurd moet worden. Je kunt ook meerdere bezoekersgroepen selecteren.
  9. Selecteer de dagen waarvoor deze briefing geldt.
    De briefing wordt alleen verstuurd naar de mensen die op die specifieke dag geaccrediteerd zijn.
    Er zijn wellicht ook mensen met een event accreditatie. Dat zijn accredities die niet verbonden zijn aan een specifieke dag. Wil je de briefing naar die mensen sturen? Gebruik het vinkje.
  10. Vul de afzender informatie in. De ontvanger krijgt deze naam en e-mail te zien als afzender van de e-mail.
  11. Geef de begeleidende e-mail vorm. Selecteer een afbeelding en schrijf de tekst voor de mail en de button.
  12. Klik op ‘Volgende stap’.
  13. Selecteer de Verzend data van deze briefing. Stel de data in vanaf wanneer deze briefing verzonden gaat worden en tot wanneer deze briefing verzonden gaat worden. Elke door jou geselecteerde ontvanger die binnen deze periode goedgekeurd is in het systeem zal de briefing ontvangen.
    Bij de geavanceerde instellingen zijn er een aantal extra instellingen te vinden.
  14. Klik op ‘Briefing toevoegen’.
  15. Loop de controle lijst per onderdeel door. Klopt alles? Gebruik het vinkje om te accoderen.
  16. Tijdens het controleren kun je ook ticket visuals wijzigen.
  17. Bekijk, als je wilt, de previews van de begeleidende e-mail of de briefing.
  18. Klik op ‘Briefing activeren‘ om de briefings te… activeren. ?
    De briefings worden nu binnen een aantal minuten verstuurd naar alle mensen die binnen de geselecteerde bezoekersgroepen vallen en zijn goedgekeurd!  Heb je de verzenddata ingesteld  op  een andere dag dan vandaag? Dan is de briefing bij deze geactiveerd en zal het systeem beginnen met verzenden vanaf die datum.