Begrippen en definities

Aanvraagformulier
Wanneer deze optie is ingeschakeld, dan hebben de ontvangers van de lijst de optie om dit formulier te gebruiken voor het opvragen van persoonlijke gegevens van hun gasten.

Accreditatie
Accrediteren betekent erkennen. De accreditatie is waar een persoon in het systeem recht op heeft. Bijvoorbeeld: Aan iemand van de organisatie wordt een ‘all access’ bandje toegekend op de dag van het evenement. Dit is van te voren in het systeem ingevoerd. Deze persoon heeft als accreditatie een ‘all access’ bandje.

Accreditatie categorie
Een accreditatie categorie kan zijn:
– Toegangsbandjes (all access, backstage, artist, crew etc.).
– Catering (ontbijt, lunch, diner)
– Portofoons.
– Macherinery (trap, heftruck, manitou)
– Parkeerticket

Accreditatie item
Een accreditatie item, is een item binnen een accreditatie categorie. Bijvoorbeeld:
Toegangsbandjes: all accessbackstageartist en crewaccreditatie items.

Artist handling
Dit betreft alle informatie over de artiesten, zoals: line-up, stages, timetable, contactpersonen, riders, contracten, artiestenbriefings, tickets en de incheck tijdens het evenement.

Bezoekersgroepen
Bezoekersgroepen zijn de verschillende soorten bezoekers die aan het evenement zullen deelnemen, op de betaalde bezoeker na. Bezoekersgroepen worden onderverdeeld in categorieën zoals: Crew, Gasten, VIP en Artiesten. Per categorie en per persoon kan de toegewezen accreditatie verschillen.

Briefing
In de briefing staat alle cruciale informatie over het evenement, gericht aan een specifieke bezoekersgroep, voorafgaand van een evenement. Hierin wordt omschreven wat er van diegene wordt verwacht op het evenement.

Briefing template
Een briefing template is het sjabloon voor de opmaak van de briefings die vanuit In2Event worden gestuurd.
Met onze ‘briefing template creator’ kunt verschillende templates maken voor de verschillende bezoekersgroepen aan wie u een briefing stuurt.

Crew handling
Dit betreft alle informatie over de crew, zoals: accreditatie, contactgegevens, crewlijsten, crew briefings, tickets en de incheck tijdens het evenement.

Crowd
Onder crowd wordt verstaan Crew, gasten, pers, artiesten.

Crowdlijsten
Je kunt je crowd op twee verschillende manieren beheren.
1) Je kan losse personen in het systeem zetten.
2) Gebruik maken van crowdlijsten. Onder crowdlijsten vallen alle lijsten zoals: gastenlijsten en crewlijsten.

Crowdtickets: Onder crowdtickets vallen alle tickets die er zijn per evenement. Zoals: crewtickets, gastentickets, artiestentickets, artist-guest tickets, backtstage tickets.

E-ticket
Iedereen die geregistreerd is in het systeem van In2Event, ontvangt een briefing met daarin een E-ticket. Dit E-ticket is het toegangsbewijs voor het evenement.

Event dashboard
Dit is het eerste scherm dat een gebruiker ziet als hij een evenement opent.

Itinerary
Het reisschema van een artiest. Hierin kunnen bijvoorbeeld eventuele vluchten en overnachtingen worden geplaatst.

Launchpad
Het launchpad is waar het allemaal mee begint; hoofdpagina. Op het launchpad kunt u gebruikers, segmenten en evenementen toevoegen en managen.

Load in
Dit zijn de opbouwdagen van het evenement.

Load out
Dit zijn de afbouwdagen van het evenement.

Production requests:
Met het verzenden van productie aanvragen naar je leveranciers, verzoek je de leveranciers cruciale informatie te verstrekken zoals: crewlijsten, gastenlijsten, accreditatie behoeften in bulk en accommodatie behoeften.

Rider
Een rider is in de theater- en muziekwereld een lijst van beschikbare voorzieningen die een artiest wenst of eist om zijn optreden mogelijk te maken. Dit kan bestaan uit een hospitality rider en technische rider.

RSVP-opties
Het is belangrijk te besluiten of je wilt dat de crowd hun aanwezigheid bevestigd of niet. Zo ja, dan kan er gebruik worden gemaakt van de RSVP optie. RSVP staat voor: Répondez s’il vous plaît, oftewel: Antwoord alstublieft.  Als de RVSP optie is ingeschakeld, krijgt de goedgekeurde crowd een uitnodigings -email met de optie te accepteren of te weigeren. Vervolgens zullen degene die de uitnodiging geaccepteerd hebben een ticket ontvangen. Als de uitnodiging wordt geweigerd, ontvangt diegene geen ticket.

Segmenten
Er kunnen segmenten worden toegevoegd voor verschillende bezoekersgroepen zoals: crew, gasten, en artiesten. De segmenten worden gebruikt in het hele systeem. Wanneer je een nieuw crewlid toevoegt, kan er worden gespecificeerd bij welk segment hij/zij behoort, zoals: organisatie, productie, overig.
Verder in het proces, wanneer de briefings worden verstuurd, kan je specifieke briefings verzenden per segment.

Showdays
Showdays zijn de dagen waarop het evenement plaatsvindt.

Ticketvisual
Dit is wat de ontvanger van de ticket te zien krijgt als hij de ticket(s) opent. De afbeelding die op de e-ticket staat.